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Politique de confidentialité

Politique relative aux données à caractère personnel des clients / prospects
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1. Dispositions générales

1.1. Préambule

La présente politique est applicable au sein du groupe Ogic, acteur majeur de la promotion immobilière qui œuvre dans les secteurs du logement, de l’aménagement urbain, de l’immobilier d’entreprise ou encore de la réhabilitation et de la valorisation du patrimoine historique. La présente politique vise l’ensemble de vos données à caractère personnel qui seraient susceptibles d’être traitées par l’une ou l’autre des entités du groupe Ogic en votre qualité de client ou de prospect.

Pour mieux vous accompagner dans l’achat, l’investissement et le financement de vos projets immobiliers, nous sommes amenées à traiter vos données à caractère personnel. Nous sommes également amenées à traiter vos données afin de vous proposer des offres après que vous avez sollicité de notre part des informations sur celles-ci.

Nous nous engageons par conséquent à respecter la règlementation applicable, et notamment le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD), qui fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.

Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

Son article 12 met à la charge du responsable de traitement une obligation de transparence et d’information vis-à-vis de la personne dont les données sont traitées. L’objectif de la présente politique est précisément de respecter cette obligation en fournissant aux personnes concernées, en l’occurrence vous, les informations qui s’imposent sur le traitement de leurs données.

Ce que vous devez savoir pour mieux comprendre la présente politique :

  • les « clients » : désigne toute personne physique ou morale signataire d’un contrat avec une société du groupe Ogic au titre de l’acquisition d’un bien immobilier s’agissant d’un programme immobilier achevé ou non ;
  • les « prospects » : désigne toute personne physique ou morale qui aurait communiqué par elle-même ses coordonnées au groupe Ogic par le biais d’un formulaire de contact en ligne qu’elle aurait rempli afin d’obtenir des informations sur les programmes immobiliers ou dont les données à caractère personnel auraient été communiquées au groupe Ogic par le biais d’un des canaux d’acquisition de données (client parrain dans le cadre de notre procédure interne de parrainage, prescripteurs mandaté, tracking, bannières publicitaires, achat de bases données, etc.) ;
  • le « responsable du traitement » : toute société du groupe Ogic agissant en qualité de responsable de traitement, c’est-à-dire déterminant les moyens et les finalités d’un traitement de données à caractère personnel ;
  • le « sous-traitant » : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour notre compte ;
  • les « destinataires » : désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent des données à caractère personnel de notre part. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien nos salariés que des sociétés du groupe Ogic, à l’exclusion de tout autre destinataire extérieur.

1.2. Objet

La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information à laquelle nous sommes tenus en application du RGPD (article 12) et de vous rappeler les droits et obligations dont vous disposez, en votre qualité de client ou prospect, au regard du traitement de vos données à caractère personnel.

2. Les données des clients

2.1. Type de données collectées

Données non techniques (selon les cas d’usage)
  • identité et identification (nom, prénom, date de naissance, pseudo, numéro client)
  • coordonnées (e-mail, adresse postale, numéro de téléphone)
  • vie personnelle (données relatives à la situation matrimoniale et patrimoniale ainsi qu’à la vie familiale, coordonnées du conjoint)
  • vie professionnelle (situation professionnelle, secteur d’activité, nom de l’employeur)
  • données relatives aux revenus, au financement et au régime fiscal
  • données bancaires
Données techniques (selon les cas d’usage)
  • données d’identification (adresse IP)
  • données de connexion (logs et token notamment)
  • données d’acceptation (clic)
  • données de localisation
Données non techniques
(selon les cas d’usage)
  • identité et identification (nom, prénom, date de naissance, pseudo, numéro client)
  • coordonnées (e-mail, adresse postale, numéro de téléphone)
  • vie personnelle (données relatives à la situation matrimoniale et patrimoniale ainsi qu’à la vie familiale, coordonnées du conjoint)
  • vie professionnelle (situation professionnelle, secteur d’activité, nom de l’employeur)
  • données relatives aux revenus, au financement et au régime fiscal
  • données bancaires
Données techniques
(selon les cas d’usage)
  • données d’identification (adresse IP)
  • données de connexion (logs et token notamment)
  • données d’acceptation (clic)
  • données de localisation

2.2. Origine des données

Nous collectons les données de nos clients à partir :

  • des informations qu’ils nous communiquent directement ;
  • des fiches ou formulaires électroniques qu’ils remplissent ;
  • des inscriptions ou abonnements à nos services en ligne (formulaire de contact notamment).

2.3. Finalités et bases légales

Vous voulez en savoir plus sur les finalités et bases légales du traitement de vos données ? Nous vous expliquons. Les objectifs du traitement de vos données sont les suivants :

Base légale Finalités des traitements
Exécution contractuelle
  • échanges précontractuels avec nos clients ;
  • exécution et suivi des contrats conclus avec nos clients (ex : contrat de réservation préliminaire à la vente en état futur d’achèvement conclu entre Ogic et/ou la société ad hoc constituée – SCCV, SAS – et vous) ;
  • facturation, paiement et comptabilité ;
  • annuaire de nos clients ;
  • gestion du service clients et des réclamations clients ;
  • gestion de la souscription à différents services ;
  • gestion des comptes utilisateurs (création d’un compte, connexion simplifiée via les réseaux sociaux, etc.) et des différentes demandes (demande de désabonnement, de réinscription, de désinscription, etc.) ;
  • gestion de la procédure de parrainage et tenue des listes de clients parrains afin d’assurer le suivi du dispositif et le cas échéant l’attribution des récompenses dues en cas de succès de l’opération ;
  • gestion des livraisons.
Respect d’une obligation légale
  • conservation des données relatives aux obligations légales de sécurité
  • signalements et listes des comportements contraires aux prescriptions contractuelles et légales applicables ;
  • tenue de comptes et/ou dossiers clients pendant 10 ans en matière de garanties obligatoires
Consentement
  • envoi de messages de prospection commerciale par voie électronique, qui rendent obligatoire le recueil du consentement du client prospecté si la prospection concerne des services distincts de ceux fournis jusqu’alors (newsletters, fils d’information…) ;
  • réalisation d’une opération de co-promotion immobilière relative à un programme immobilier spécifique.
Intérêt légitime
  • amélioration de nos services ;
  • organisation d’évènements en présence de nos clients ;
  • réalisation d’enquêtes de satisfaction ;
  • élaboration de statistiques.

2.4. Durées de conservation

Soyez assurés que nous conservons vos données pour une période strictement nécessaire. À ce titre, nous définissions, la durée de conservation de vos données au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur nous et à défaut en fonction de nos besoins et notamment selon les principes suivants :

Base légale Finalités des traitements
Données relatives aux clients Pendant 10 ans à compter de la livraison effective du bien en vertu de la garantie décennale
Données bancaires Supprimées dès le dernier paiement effectué, sauf votre accord exprès
Si contestation de la transaction : conservation 13 mois en archivage suivant la date de débit
Lutte contre le blanchiment 5 ans à compter de la collecte des données relatives à l’origine des fonds
Cookies 13 mois
Données techniques 1 an à compter de leur collecte

Passé les délais fixés, vos données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.

Nous vous rappelons que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que nous ne sommes plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

3. Les données des prospects

3.1. Type de données collectées

Données non techniques (selon les cas d’usage)
  • Identité et identification (nom, prénom, date de naissance, pseudo, numéro client)
  • Coordonnées (e-mail, adresse postale, numéro de téléphone)
Données techniques (selon les cas d’usage)
  • données d’identification (adresse IP)
  • données de connexion (logs et token notamment)
  • données d’acceptation (clic)
  • données de localisation
Données non techniques
(selon les cas d’usage)
  • Identité et identification (nom, prénom, date de naissance, pseudo, numéro client)
  • Coordonnées (e-mail, adresse postale, numéro de téléphone)
Données techniques
(selon les cas d’usage)
  • données d’identification (adresse IP)
  • données de connexion (logs et token notamment)
  • données d’acceptation (clic)
  • données de localisation

3.2. Origine des données

Nous collectons les données de nos prospects à partir :

  • des fiches ou formulaires électroniques qu’ils remplissent en ligne ;
  • des inscriptions ou abonnements à nos services en ligne (formulaire de contact notamment) ;
  • des données communiquées lors d’une visite du prospect dans une boutique Ogic ;
  • des données recueillies par le biais d’un call center qui aurait effectué auprès du prospect une opération de prospection téléphonique ;
  • des données qui nous sont communiquées par le biais d’un prescripteur mandaté à cet effet, qui a pour mission de contacter les prospects afin de leur présenter les brochures et autres documents correspondants aux lots composant les programmes immobiliers objets de leur mandat ;
  • des données communiquées conformément à notre politique de parrainage, aux termes de laquelle un de nos clients agissant en tant que parrain nous communique en mains propres, par courrier ou via notre site internet les coordonnées d’un filleul après s’être assuré d’avoir recueilli son consentement, afin que nous lui proposions d’acquérir un bien immobilier, étant précisé que la conclusion d’un contrat entre Ogic et le filleul permettra au parrain d’obtenir la part d’Ogic un chèque de 1.000 euros (montant susceptible de modification) ;
  • listes communiquées par des entreprises spécialisées ou via nos partenaires commerciaux, auquel cas nous prenons le plus grand soin à nous assurer de la qualité des données qui nous sont communiquées.

3.3. Finalités et bases légales

Vous voulez en savoir plus sur les finalités et bases légales du traitement de vos données ? Nous vous expliquons. Les objectifs du traitement de vos données sont les suivants :

Base légale Finalités des traitements
Mesures précontractuelles
  • échanges précontractuels avec les prospects susceptibles d’aboutir à la conclusion d’un contrat avec ces derniers (ex : mesures préalables à la conclusion d’un contrat de vente en état futur d’achèvement) ;
  • annuaire de nos prospects
  • gestion des relations avec les prospects ;
  • réponse aux demandes formulées par nos prospects.
Consentement
  • envoi de messages de prospection commerciale par voie électronique, qui rendent obligatoire le recueil du consentement du client prospecté (newsletters, fils d’information…) ;
  • acquisition de bases de données de prospects opt-in auprès de nos divers partenaires ;
  • gestion de la procédure de parrainage et de la liste des filleuls afin de vérifier par téléphone leur motivation à figurer dans la base de données des prospects filleuls d’Ogic.
Intérêt légitime
  • analyse comportementale et ciblage publicitaire : utilisation des données des internautes de nos sites web et de nos pages sur les réseaux sociaux aux fins de déterminer leurs habitudes et de leur adresser le cas échéant des messages de prospection personnalisés ;
  • community management ;
  • amélioration de nos services ;
  • modération des commentaires sur les réseaux sociaux ;
  • organisation d’évènements en présence de nos prospects
  • réalisation d’enquêtes de satisfaction ;
  • élaboration de statistiques.

3.4. Durée de conservation

Soyez assurés que nous conservons vos données pour une période strictement nécessaire. À ce titre, nous définissions, la durée de conservation de vos données au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur nous et à défaut en fonction de nos besoins et notamment selon les principes suivants :

Traitement Durée de conservation
Données relatives aux prospects 3 ans à compter de leur collecte par nous ou du dernier contact émanant du prospect
Cookies 13 mois
Données techniques 1 an à compter de leur collecte

Passé les délais fixés, vos données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.

Nous vous rappelons que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que nous ne sommes plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

4. Destinataires de vos données – Habilitation et traçabilité

Vos données peuvent être communiquées à des destinataires internes ou externes habilités, et nous veillons avec beaucoup d’attention à encadrer cet accès.

On vous explique :

Destinataires internes Destinataires externes
  • le personnel habilité du service marketing, du service de la régie publicitaire, de la diffusion, des services chargés de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs, service informatique ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
  • le personnel habilité des services chargés du contrôle (services chargés des procédures internes du contrôle, etc.).
  • les partenaires, mandataires prescripteurs, sociétés extérieures ou filiales du groupe Ogic à qui les données sont susceptibles d’être communiquées ;
  • les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission.

Les destinataires de vos données à caractère personnel au sein de notre entité sont soumis à une obligation de confidentialité.

Nous décidons quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation.

Tous les accès concernant des traitements relatifs à vos données à caractère personnel font l’objet d’une mesure de traçabilité.

Par ailleurs, vos données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, nous ne sommes pas responsables des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

5. Gestion de vos droits

5.1. Droit de confirmation et droit d’accès

Parce que le traitement de vos données ne signifie pas que vous en perdez la maîtrise, le RGPD vous garantit des droits. Vous disposez notamment du droit de nous demander confirmation que des données vous concernant sont ou non traitées.

Vous disposez également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :

  • la demande émane de vous-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité, à jour ;
  • vous formulez la demande par écrit à l’adresse suivante : 58 Avenue Édouard Vaillant, 92100 Boulogne-Billancourt ou à l’adresse e-mail marketing@ogic.fr.

Vous avez le droit de demander une copie de vos données à caractère personnel que nous traitons. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, nous pourrons exiger que vous en assumiez le coût financier.

Si vous présentez votre demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées vous seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.

Nous vous informons que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.

Vous ne devez pas exercer votre droit d’accès de manière abusive c’est-à-dire de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le service concerné.

5.2. Mise à jour – Actualisation et rectification

Nous satisfaisons toujours aux demandes de mise à jour :

  • automatiquement pour les modifications en ligne sur des champs qui techniquement ou légalement peuvent être mis à jour ;
  • sur demande écrite émanant de vous-même qui justifiez de votre identité à l’adresse e-mail suivante : marketing@ogic.fr.

5.3. Droit à l’effacement

Vous bénéficiez d’un droit à l’effacement qui ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.

En dehors de cette situation, vous pourrez demander l’effacement de vos données dans les cas limitatifs suivants :

  • vos données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
  • vous retirez votre consentement sur lequel est fondé le traitement et il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
  • vous vous opposez à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
  • vous vous opposez à un traitement de vos données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;
  • vos données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.

Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, vous êtes informés qu’il s'agit d'un droit individuel qui ne peut être exercé que par vous relativement à vos propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier votre identité afin d'éviter toute communication d'informations confidentielles vous concernant à une autre personne que vous.

5.4. Droit à la limitation

Vous êtes informés de ce que ce droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où le traitement que nous réalisons est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées à votre sujet sont nécessaires à l’exécution de ses prestations.

5.5. Droit à la portabilité

Nous faisons droit à la portabilité de vos données dans le cas particulier des données communiqués par vous-même, sur des services en ligne que nous proposons et pour les finalités reposant sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat ou la mise en œuvre de mesures précontractuelles vous concernant. Dans ce cas, les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.

5.6. Décision individuelle automatisée

Nous n’avons recours à aucune décision individuelle automatisée.

5.7. Droit post mortem

Vous avez dès à présent la possibilité de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de vos données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de vos droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse marketing@ogic.fr ou par courrier postal à l’adresse suivante marketing@ogic.fr, accompagné d’une copie d’un titre d’identité signé.

6. Dispositions complémentaires

6.1. Caractère facultatif ou obligatoire des réponses

Sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel, le caractère obligatoire ou facultatif des réponses sera signifié par la présence d’un astérisque.

Dans le cas où des réponses sont obligatoires, nous prenons soin de vous expliquer les conséquences d’une absence de réponse.

6.2. Droit d’usage

Vous nous conférez un droit d’usage et de traitement de vos données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.

Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit de notre travail de traitement et d’analyse, autrement appelées les données enrichies, demeurent notre propriété exclusive (analyse d’usage, statistiques, etc.).

6.3. Sous-traitance

Nous vous informons que nous pourrons faire intervenir tout sous-traitant de notre choix dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel.

Dans ce cas, nous nous assurons du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.

Nous nous engageons à signer avec tous nos sous-traitants un contrat écrit et imposons aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données. De plus, nous nous réservons le droit de procéder à un audit auprès de nos sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.

6.4. Responsabilité conjointe

Nous vous informons que dans le cadre des opérations de co-promotion que nous organisons avec certains de nos partenaires, le traitement de vos données fera l’objet d’une responsabilité conjointe.

Dans une telle hypothèse, vos données peuvent être amenées à figurer dans nos bases de données client ou de notre partenaire agissant en qualité de responsable conjoint du traitement de données.

Nous nous engageons à signer avec notre partenaire et co-responsable de traitement un contrat écrit précisant les obligations réciproques de chacun et la répartition des responsabilités qui gouvernent nos relations contractuelles avec ce dernier.

Nous nous engageons à mettre à votre disposition les grandes lignes de ce contrat et à vous les communiquer à moindre demande.

6.5. Registre des traitements

En tant que responsable du traitement, nous tenons à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées.

Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements que nous mettons en œuvre en tant que responsable du traitement.

Nous nous engageons à fournir à l’autorité de contrôle, à première demande, les renseignements permettant à ladite autorité de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.

7. Sécurité

7.1. Mesures de sécurité

Parce que la sécurité de vos données est l’une de nos priorité, nous définissons et de mettons en œuvre les mesures techniques de sécurité, physiques ou logiques que nous estimons appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

Parmi ces mesures figurent principalement :

  • gestion des habilitations pour l’accès aux données ;
  • mesures de sauvegarde interne ;
  • processus d’identification ;
  • conduite d’audits de sécurité ;
  • l’adoption d’une politique de sécurité des systèmes d’information ;
  • l’adoption de plans de continuité / de reprise d’activité ;
  • l’utilisation d’un protocole ou de solutions de sécurité.

7.2. Violation de données

En cas de violation de vos données à caractère personnel, nous nous engageons à le notifier à la Cnil dans les conditions prescrites par le RGPD.

Si ladite violation vous expose à un risque élevé et que les données n’ont pas été protégées, nous :

  • en aviserons les clients et prospects concernés ;
  • communiquerons aux clients et prospects concernés les informations et recommandations nécessaires.

8. Droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil

Si vous êtes concernés par le traitement de vos données à caractère personnel, vous avez le droit d’introduire une plainte auprès d'une autorité de contrôle, à savoir la Cnil en France, si vous estimez que le traitement vos données à caractère personnel n'est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :

CNIL – Service des plaintes
3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22

9. Évolution

La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la Cnil ou des usages.

Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à votre connaissance par tout moyen que nous définissons, en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).

10. Pour plus d'informations

Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter la direction marketing et/ou la direction informatique.

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la Cnil www.cnil.fr.

Dernière mise à jour : Janvier 2020

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